La gestion d’une copropriété s’appuie sur des mécanismes stricts, régis par le droit immobilier, afin d’assurer une prise de décision équilibrée et juste entre les différents copropriétaires. L’un des moments clés de la vie d’une copropriété est sans aucun doute l’assemblée générale, instance décisionnelle suprême où se déterminent les orientations majeures. Comprendre les règles de convocation et de tenue de ces assemblées est donc essentiel pour toute personne impliquée dans la gestion d’un bien en copropriété.
La convocation à l’assemblée générale doit suivre un formalisme précis. Selon la loi, tous les copropriétaires doivent être convoqués par le syndic au moins 21 jours avant la date fixée pour l’assemblée. Cette convocation est réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord préalable. La convocation doit mentionner l’ordre du jour, détaillant les questions qui seront soumises au vote. Ces questions sont généralement proposées par le conseil syndical ou tout copropriétaire, à condition que leur demande soit transmise dans un délai suffisant avant la préparation de l’ordre du jour.
Le lieu choisi pour l’assemblée générale a également son importance. Il doit être accessible et adapté au nombre de participants attendus. Il n’est pas rare que cette réunion se tienne dans un espace commun de la copropriété elle-même ou dans une salle louée spécifiquement pour l’événement. La tenue physique des assemblées générales favorise la discussion et facilite le processus décisionnel, bien que, depuis la loi ALUR et plus récemment avec les mesures liées à la pandémie, des dispositions existent pour permettre une tenue dématérialisée.
La présence physique n’est cependant pas toujours obligatoire; un système de vote par correspondance ou de procuration permet aux absents de participer aux décisions. Les pouvoirs en blanc sont néanmoins interdits : le mandataire doit connaître précisément la manière dont il doit voter au nom du mandant. Une fois l’assemblée tenue, chaque résolution est votée suivant différentes majorités définies par la loi : majorité simple pour les décisions courantes, double majorité ou unanimité pour celles engageant davantage la copropriété.
Rappelons ici qu’une assemblée générale ne peut statuer que sur les points inscrits à l’ordre du jour. Ainsi, si un sujet n’a pas été mentionné lors de la convocation, il ne pourra faire l’objet d’un vote lors de cette session. Cela garantit aux copropriétaires une certaine sécurité juridique en leur permettant d’être informés à l’avance des discussions prévues et évite toute surprise ou décision impromptue.
Un autre aspect fondamental concerne le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale. Ce document officiel retrace fidèlement toutes les résolutions adoptées ainsi que les débats qui ont eu lieu durant l’assemblée. Le PV doit être signé par le président de séance et le secrétaire – souvent élus en début d’assemblée – puis envoyé à tous les copropriétaires dans un délai court après la réunion. C’est également ce document qui va officialiser les décisions prises et qui pourra être utilisé en cas de litige ou contestation.
Lorsque les décisions prises lors d’une assemblée général nécessitent des travaux importants ou entrainent des changements significatifs dans la gestion quotidienne de la copropriété, il est crucial que chaque étape soit méthodiquement respectée afin d’éviter toute invalidation possible lors d’un recours judiciaire.
Ainsi, malgré son caractère apparemment technique et formel, une bonne compréhension des règles encadrant les assemblées générales est indispensable pour assurer une gestion harmonieuse et conforme aux attentes des co-propriétaires comme aux exigences légales.
